Триковете за използване на факс

В периода на бързо развитие на интернет технологиите въпросът за това как да се използват факс апарати не губи своята релевантност. Познаването на основите на офис оборудването може да бъде значителен плюс при наемането.

Ако обикновените граждани предпочитат да обменят съобщения чрез електронна поща или чрез социални мрежи, много компании все още използват факс машини, за да изпращат документи, които са свързани със закон. Например, важни договори или фактури за плащане.

Какво представлява факс апарат? Това е апарат, който интегрира функциите на скенера, модема и принтера. В процеса на получаване на документа за изпращане, той сканира документа и го преобразува в специални сигнали, криптира ги и ги изпраща през телекомуникационните връзки. Подобно устройство от страната на приемника декриптира получения сигнал (в този момент работи като модем) и след това го отпечатва на специална хартия.

Как да получавам факс

Получаването на факс е елементарна операция, която не изисква уникални познания. Трябва да се отбележи, че устройството може да работи в ръчен или автоматичен режим.

Директното участие на служител се изисква само при ръчно допускане.

Алгоритъмът за получаване на документи в този случай ще включва следните стъпки:

1. След като чуете в приемника: "Приемете факс", уведомете другия за готовността си да приемете документа.
   Обикновено в бизнес средата се използват фразите "Приемам" или "Старт".
2. Натиснете машината върху зеления бутон "Факс" или "Старт" (в зависимост от модела).
   Слушалката трябва да бъде поставена един до друг по време на предаването.
3. Изчакайте разпечатката на получения лист, проверете го за четливост, наличие на изкривявания и неотваряни знаци.
   Ако сте доволни от качеството си, уведомете обаждащия се, че сте получили цялата информация.

Понякога също трябва да информирате вашето име и позиция.

За да получавате автоматично факс документи, първо трябва да конфигурирате устройството. На устройството трябва да зададете броя на позвъняванията, след което той ще получи самостоятелно.

Обикновено настройките могат да се извършват след натискане на специалния бутон "Меню" и избор на опцията "Настройки - Брой обаждания". За да завършите прехвърлянето на устройството в автоматичен режим, трябва да натиснете съответния бутон на контролния панел.

Обикновено автоматичният режим е специално включен преди напускане на офиса вечер, в събота и неделя и на официални празници. Това ви позволява да не пропускате важни документи дори при отсъствие на служители. В някои офиси има специално предназначени устройства, които работят само за получаване на факсове. Те работят изключително в автоматичен режим.

Ако в получения документ видите червени ивици, това означава, че термичната хартия може да изтече в близко бъдеще.

Заслужава си да смените ролката навреме, за да избегнете невъзможността да получите важна информация.

Как да изпратите документ по факс

И как да използвате факса, за да изпратите документ? За да започнете, включете факса и изчакайте, докато се изтегли напълно.

След това вземете договора или изображението, което искате да изпратите, и го заредите в специалния приемник с текст надолу. Ако сте направили всичко правилно, устройството ще улови документа и ще го опъне леко напред. Понякога се изисква допълнително разширяване на водачите на хартията (ако не съответства на формат А4). Ако листът не е инсталиран правилно, устройството може да не работи правилно и документът може да е изкривен.

Ако вашият събеседник получи празен факс, може да вмъквате грешен документ.

След това наберете номера на абоната и изчакайте отговора на специалиста. Информирайте го, че планирате да изпратите документ на адреса му: "Моля, приемете факса." След това трябва да чуете характерните факс звуци в слушалката и натиснете бутона "Факс / Старт". Остава да изчакаме, докато целият документ бъде обработен от устройството.

Ако факсът работи в автоматичен режим, след започване на изпращане може да се избегне комуникация със служителя.

Моделите факс модели ви позволяват да изпращате няколко листа наведнъж, но на някои машини трябва постоянно да натиснете бутона "Старт" за всеки лист.

След изпращане на документа проверете с другия колко лесен е документът. След това можете да прекъснете връзката.

Понякога може да има повреда в комуникационната линия и факсът няма да бъде изпратен напълно. След това опитайте да изпратите отново.

При изпращане на факс са възможни и други усложнения. Например, машината може да задръсти хартията, термичната хартия да изтече, да се появи черен или празен лист и т.н. В някои случаи трябва да се свържете с офис техник, за да отстраните проблема.